把開會筆記整理成「決議／誰負責／下次」三欄

工作輕應用 約 20 分鐘 用到：ChatGPT、Gemini

情境

開完會，筆記本上東一句西一句。第二天有人問「所以誰要做？」你得翻很久。這則不是要做完整會議記錄員，只是把結論抓出來。

你會做完什麼

一份自己核對過的三欄表，可以貼回信件或群組：決議、誰負責、下次。

需要什麼

• 你的開會筆記、自己的錄音逐字稿，或你被允許整理的文字
• ChatGPT 或 Gemini
• 不要上傳公司明文禁止外流的內容、客戶個資、未公開的財務數字或密碼

若公司規定會議內容不得交給外部工具，這則就改在自己的紙本上用手做三欄，不要上傳。

慢速步驟

1. 先做最小必要的清理

把人名以外的電話、地址、身分資料刪掉。若錄音轉成文字，先快速掃過有沒有講錯的人名。

2. 請它只整理結論，不要寫演講稿

請用台灣繁體中文，把我貼上的開會筆記整理成三欄表，不要寫成長篇文章。
三欄是：

決議：這次已經決定的事
誰負責：負責人與要交付的東西
下次：下次會面前要完成的事，或下次會議要討論但還沒決定的事

規則：

原文沒有決定的，請列入「尚未決定」，不要幫忙做決定
人名、日期、金額只要原文有提到就保留；沒提到就寫「未指定」
若同一件事有矛盾說法，請列出來讓我自己判斷
最後再給我一則 120 字內、可以貼到群組的摘要

我的筆記：

3. 把表對回筆記，再發出去

重點核對：人名有沒有張冠李戴、期限是這週還是下個月、到底是「考慮」還是「決定」。改完再分享。

查證提醒

AI 很會把「或許可以」寫成「已決議」。任何涉及到錢、人事、對外承諾的句子，都要對回原話。這不是正式會議紀錄，也不能取代公司規定的記錄方式。

常見卡關

• 筆記太亂，它開始發明議程： 請它「只根據原文，不要補你覺得應該有的議題」。
• 錄音檔太長： 先自己標出討論結論的那幾段，或一次只貼一個主題。
• 它用了你公司不會用的職稱： 改回你們平常的叫法再送出。